Phần Mềm Nhân Sự Giúp Bộ Phận HR Hạn Chế Giấy Tờ?

Phần Mềm Nhân Sự Giúp Bộ Phận HR Hạn Chế Giấy Tờ?

Hầu hết ở các công ty, bộ phận nhân sự sử dụng các tài liệu giấy như biểu mẫu, giấy ghi nhớ, danh sách tuyển dụng, sổ tay nhân viên và các tài liệu nội trú. Sử dụng giấy tờ có thể lãng phí ngân sách vì có liên quan đến việc sử dụng máy in, không gian văn phòng, mực, cùng với phí bảo trì. Để hạn chế chi phí bằng cách sử dụng phần mềm nhân sự là một trong những giải pháp “cứu nguy” tốt nhất.

1/ Sử dụng phần mềm chữ ký điện tử

Ngày nay, chữ ký vật lý khá bất tiện trong một số trường hợp người phải in, ký, quét và gửi tài liệu lại cho bộ phận nhân sự cho mục đích tuyển dụng hoặc thẩm định.

phan mem nhan su giup bo phan hr han che giay to 1
Giảm bớt giấy với phần mềm.

Các tổ chức nên bắt đầu áp dụng phần mềm chữ ký điện tử, tiết kiệm tiền và  thời gian của công ty, đồng thời đảm bảo rằng quy trình được bảo mật cùng một lúc.

2/ Hạn chế giấy mức tối đa có thể

Các doanh nghiệp nên loại bỏ giấy tờ bằng cách hạn chế các hoạt động dựa trên giấy.  Đào tạo nhân viên về những lợi thế của việc làm xanh, theo kịp xu hướng toàn cầu sẽ giúp việc áp dụng công nghệ không cần giấy tờ dễ dàng hơn.

phan mem nhan su giup bo phan hr han che giay to 2
Hạn chế việc sử dụng giấy trong doanh nghiệp.

Để thực hiện việc văn phòng không cần giấy tờ, điều quan trọng là phải xây dựng một cơ sở hạ tầng hỗ trợ phù hợp. Phần mềm nhân sự sẽ cho phép bộ phận HR lưu trữ thông tin nhân sự toàn bộ trên máy tính, đảm bảo an toàn và có tính bảo mật cao.

3/ Phần mềm nhân sự giúp ích gì?

Các quy trình được triển khai chuẩn xác, phòng nhân sự sẽ giảm bớt thời gian ghi chép thông tin,và việc truy xuất dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng bằng một “cú pháp” click chuột.

phan mem nhan su giup bo phan hr han che giay to 3
Lợi ích từ phần mềm nhân sự.

Khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự, việc sử dụng tủ hồ sơ các tài liệu giấy và chữ ký đã được giảm đáng kể, lưu trữ dữ liệu trực tuyến cho phép nhân viên nhân sự có thể truy cập bất cứ lúc nào. Trước đây, cần  giấy cho các hợp đồng hoặc cho các tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý khác nhưng ngày nay, các giải pháp nhân sự cho phép nhân viên tải xuống và ký các tài liệu kỹ thuật số trên nhiều thiết bị khác nhau.

phan mem nhan su giup bo phan hr han che giay to 3
Thông tin được bảo mật cao.

Bảo mật dữ liệu được gia tăng, các nhà quản lý và nhân viên có thể cảm thấy an toàn và tự tin khi biết rằng thông tin cá nhân của họ được bảo mật.

Hạn chế việc sử dụng giấy để giảm bớt không gian lưu trữ là một giải pháp rất hay hiện nay, điều này chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho bộ phận nhân sự, phù hợp để điều hành một doanh nghiệp thân thiện với môi trường.

- Ngày đăng: 14/03/2019
Chia Sẻ

VIDEO NỔI BẬT

Giới thiệu tổng quan về LemonHR

QUẢN LÝ PHÉP

Xây dựng quy trình nghỉ phép online, từ đăng ký của nhân viên đến duyệt của trưởng bộ phận. Xây dựng và kiểm soát quy trình duyệt đăng lý nghỉ phép theo cấp duyệt dựa vào định mức nghỉ (ví dụ nghỉ dưới 2 ngày sẽ do trưởng bộ phận duyệt, nghỉ từ 2 trở lên ngày phải chuyển lên CEO duyệt). Chính sách linh hoạt trong việc hoán đổi số giờ tăng ca thành ngày nghỉ phép. Linh hoạt trong việc quy đổi số giờ hưởng chế độ thai sản/con nhỏ thành ngày nghỉ bù. Kiểm soát thâm niên và phép thâm niên khi nhân viên điều chuyển qua lại giữa các công ty trong cùng một group. chia se bi quyet nang cao nang suat cua 5 nguoi thanh cong 05

CHẤM CÔNG

Quy trình đăng ký và duyệt tăng ca online, từ nhân viên lên trưởng bộ phận và HRM. Quy trình đăng ký và duyệt đi trễ về sớm online, từ nhân viên lên trưởng bộ phận và HRM. Quy trình đăng ký job cho thời gian tăng ca và kiểm soát kết quả. Xây dựng chính sách linh hoạt cho số giờ làm thêm (thanh toán tiền ngoài giờ hoặc quy đổi thành ngày nghỉ bù). Cảnh báo cho người dùng nếu số giờ làm thêm vượt quá quy định hiện hành. Kết nối tự động được với tất cả các dạng máy chấm công hiện có trên thị trường, hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu (SQL, Access,Text, Excel). Phân tích các dữ liệu công bất thường của từng nhân viên (đi trễ/về sớm, tăng ca vượt quá số lượng được duyệt).