Những Thách Thức Phải Đối Mặt Khi Xử Lý Lương Thủ Công

Những Thách Thức Phải Đối Mặt Khi Xử Lý Lương Thủ Công

Xử Lý Lương Thủ Công

Ngày nay, các quy trình trả lương thủ công đã trở thành một công đoạn gây nhức nhối với bộ phận nhân sự cũng như đội ngũ kế toán – tài chính. Bởi vì nó cần rất nhiều thời gian, công đoạn, sức lực để hoàn thành công việc chính xác, kịp thời gian vào mỗi cuối tháng. Nhiều công ty vẫn còn đang băn khoăn vấn đề chuyển đổi quy trình dựa trên giấy tờ truyền thống sang phần mềm tính lương.

Bảng lương thủ công vừa tiêu tốn nguồn lực vừa đặt ra mối đe dọa về lỗi sai sót do con người gây ra. Vấn đề bảo mật cũng rất quan trọng, vì bảng lương chứa nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Với tình hình cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, các công ty cần tìm giải pháp để xử lý vấn đề này.

Phần mềm nhân sự tiền lương đang là lựa chọn tối ưu và phổ biến nhất hiện nay.

Một hệ thống bảng lương tốt cho phép nhà quản lý nhân sự hoặc quản trị viên biên chế tính toán bảng lương nhanh chóng và không để sai sót lỗi nào xảy ra, từ đó loại bỏ các rủi ro liên quan đến xử lý lương. Sau đây là những thách thức chính của việc xử lý bảng lương thủ công, và ảnh hưởng của nó đến với doanh nghiệp:

1/ Theo dõi và quản lý chấm công không hiệu quả

Quản lý và thống kê phép bằng phương pháp thủ công hằng tháng là một phần của quy trình trả lương. Công tác này thường rất dễ xảy ra lỗi và chiếm nhiều thời gian quý giá của người quản lý nhân sự.

nhung thach thuc phai doi mat khi xu ly luo 02ng thu cong
Theo dõi chấm công không hiệu quả.

Hàng đống giấy tờ bao gồm các bản ghi thủ công về thời gian và công – phép của nhân viên không cải thiện mức độ hiệu quả làm việc và dễ gây nản lòng. Việc tính toán sai lầm có thể dẫn đến nhân viên nhận được nhiều hơn hoặc ít hơn số tiền thực tế mà họ được hưởng. Điều này không công bằng và có thể góp phần làm giảm mức độ hài lòng của nhân viên.

2/ Xác suất xảy ra lỗi cao

Các tổ chức thực hiện quy trình trả lương theo cách thủ công phải trải qua rất nhiều công đoạn, khiến bộ phận nhân sự và tài chính quá tải công việc với các hoạt động kiểm tra chéo dữ liệu lặp đi lặp lại liên tục.

nhung thach thuc phai doi mat khi xu ly luong thu cong 01
Khả năng xảy ra lỗi khá cao.

Hơn nữa quy trình thủ công có thể tạo ra các khoản thanh toán không chính xác và không kịp thời. Đối với những doanh nghiệp có cấu trúc lương phức tạp cần tính toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác, bảng lương thủ công không nên là ưu tiên hàng đầu.

3/ Vấn đề an ninh không được đảm bảo

Việc lưu trữ dữ liệu nhân viên trong bảng tính excel không đủ để đảm bảo an toàn. Nhân viên có kỳ vọng rất cao về việc công ty có thể đảm bảo an toàn đối với những thông tin quan trọng của họ. Xử lý  lương thủ công làm tăng khả năng dữ liệu bị hack và rò rỉ thông tin khiến doanh nghiệp phải trả giá cao.

4/ Năng suất của nhân viên giảm thấp

Với các hệ thống bảng lương thủ công lỗi thời, dữ liệu công phép lương,…thường được nhập bằng tay và cần nhiều công sức để quản lý. Ngay cả một thay đổi nhỏ trong công thức cũng có thể phá vỡ các tính toán phức tạp, dẫn đến tình trạng thanh toán sai.

nhung thach thuc phai doi mat khi xu ly luong thu cong 05
Năng suất làm việc của nhân viên thấp.

Các quy trình lặp đi lặp lại gây lãng phí tài nguyên của doanh nghiệp và giảm năng suất, tinh thần làm việc của nhân viên.

5/ Không kịp thời cập nhật các quy định mới

Nếu bạn chịu trách nhiệm tính bảng lương bạn cần phải luôn cập nhật, chú ý, bổ sung các quy định pháp luật mới nhất. Nếu xảy ra sai sót ở vấn đề này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với các hình phạt nghiêm khắc.

Xem thêm: Tại sao nên tích hợp hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương

Các tổ chức có thể vượt qua những thách thức trên một cách dễ dàng bằng cách chuyển sang sử dụng giải pháp phần mềm tính lương, dễ sử dụng, bảo mật cao và đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất. Với phần mềm nhân sự tiền lương, doanh nghiệp vừa nâng cao năng suất làm việc, vừa tiết kiệm nguồn lực, giảm thiểu sai sót trong việc tính lương nói riêng và quản lý nhân sự nói chung.

- Ngày đăng: 12/08/2019
Chia Sẻ

VIDEO NỔI BẬT

Giới thiệu tổng quan về LemonHR

QUẢN LÝ PHÉP

Xây dựng quy trình nghỉ phép online, từ đăng ký của nhân viên đến duyệt của trưởng bộ phận. Xây dựng và kiểm soát quy trình duyệt đăng lý nghỉ phép theo cấp duyệt dựa vào định mức nghỉ (ví dụ nghỉ dưới 2 ngày sẽ do trưởng bộ phận duyệt, nghỉ từ 2 trở lên ngày phải chuyển lên CEO duyệt). Chính sách linh hoạt trong việc hoán đổi số giờ tăng ca thành ngày nghỉ phép. Linh hoạt trong việc quy đổi số giờ hưởng chế độ thai sản/con nhỏ thành ngày nghỉ bù. Kiểm soát thâm niên và phép thâm niên khi nhân viên điều chuyển qua lại giữa các công ty trong cùng một group. chia se bi quyet nang cao nang suat cua 5 nguoi thanh cong 05

CHẤM CÔNG

Quy trình đăng ký và duyệt tăng ca online, từ nhân viên lên trưởng bộ phận và HRM. Quy trình đăng ký và duyệt đi trễ về sớm online, từ nhân viên lên trưởng bộ phận và HRM. Quy trình đăng ký job cho thời gian tăng ca và kiểm soát kết quả. Xây dựng chính sách linh hoạt cho số giờ làm thêm (thanh toán tiền ngoài giờ hoặc quy đổi thành ngày nghỉ bù). Cảnh báo cho người dùng nếu số giờ làm thêm vượt quá quy định hiện hành. Kết nối tự động được với tất cả các dạng máy chấm công hiện có trên thị trường, hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu (SQL, Access,Text, Excel). Phân tích các dữ liệu công bất thường của từng nhân viên (đi trễ/về sớm, tăng ca vượt quá số lượng được duyệt).