Những sai xót thường gặp trong khi chọn phần mềm nhân sự

Những sai xót thường gặp trong khi chọn phần mềm nhân sự

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp hệ thống phần mềm quản lý nhân sự. Từ những doanh nghiệp có tên tuổi, kinh nghiệm lâu năm đến các công ty mới khởi nghiệp đều giới thiệu rất nhiều giải pháp, dịch vụ trong lĩnh vực nhân sự béo bở này. Do đó, bạn ắt hẳn sẽ cảm thấy rất bối rối trong việc lựa chọn.

Hơn nữa, vẫn còn tồn tại nhiều hiểu lầm về cách chọn phần mềm nhân sự khiến doanh nghiệp lựa chọn sai. Để giúp bạn xử lý vấn đề này và tránh những sai xót khác, LemonHR đã tổng kết những sai sót thường gặp mà các công ty có thể mắc phải khi lựa chọn giải pháp phần mềm nhân sự.

1/ Quá trình lựa chọn quá chi tiết

Trước khi chọn phần mềm HRMS, doanh nghiệp thường được yêu cầu đưa ra bản đề xuất, bao gồm thông tin yêu cầu chi tiết về phần mềm. Bản đề xuất này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhà cung cấp nào đáp ứng được nhu cầu.

nhung sai xot thuong gap trong khi chon phan mem nhan su
Chọn phần mềm nhân sự quá chi tiết.

Tuy nhiên bạn nên nhận thức thực tế rằng nếu bản yêu cầu chứa quá nhiều chi tiết không liên quan, nó có thể ảnh hưởng đến lợi ích thực sự của hệ thống phần mềm. Chuyên trang informationmanagement.com đã gợi ý rằng, bạn nên giúp nhà cung cấp hiểu biết thấu đáo về tình huống và mục tiêu của doanh nghiệp bạn, sau đó để họ đề xuất giải pháp dựa trên sản phẩm của họ.

2/ Bỏ qua nhu cầu phát triển phần mềm trong tương lai

Thông thường các tổ chức tập trung chặt chẽ vào các yêu cầu hiện tại của công ty và bỏ qua các nhu cầu trong tương lai. Điều này khiến tuổi thọ sử dụng của giải pháp phần mềm nhân sự sẽ bị giảm một cách đáng kể. Một hệ thống chuyên nghiệp nên có khả năng mở rộng trong tương lai, và đủ linh hoạt để giải quyết nhu cầu mở rộng, thay đổi của doanh nghiệp.

nhung sai xot thuong gap trong khi chon phan mem nhan su 02
Bỏ qua tính năng phát triển của phần mềm trong tương lai.

Bên cạnh đó, ứng dụng nhân sự được lựa chọn nên bắt kịp với xu hướng công nghệ tại nơi làm việc, ví dụ: tích hợp với nhiều công cụ truyền thông xã hội, thiết bị di động, dashboard quản lý dữ liệu thời gian thực,…

3/ Bỏ qua tính bảo mật

Ngoài các câu hỏi về việc cung cấp tính năng bảo mật và phát triển tính năng đó trong tương lai của nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp còn cần tìm hiểu về vấn đề dữ liệu được lưu trữ ở đâu, đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu như thế nào. Sự phổ biến ngày càng tăng cao của các dịch vụ phần mềm Cloud khiến vấn đề này càng cần được quan tâm nghiêm túc.

nhung sai xot thuong gap trong khi chon phan mem nhan su 03
Không quan tâm đến tính bảo mật của phần mềm.

Một báo cáo gần đây của E&Y về khảo sát an ninh thông tin toàn cầu đã nhấn mạnh mức độ phức tạp của tình huống có thể xảy ra đối với người mua không hiểu biết. Doanh nghiệp nên tìm hiểu về bất kỳ khả năng nào có tác động đến bảo mật dữ liệu của mình.

4/ Mua cùng hệ thống với đối thủ

Chọn giải pháp phần mềm nhân sự tương tự với đối thủ cạnh tranh trực tiếp chắc chắn là một chiến lược hấp dẫn. Các tổ chức cạnh tranh và ngang hàng trong cùng một ngành công nghiệp; cùng giao dịch với các khách hàng và nhà cung cấp tương tự cho rằng nên sử dụng chung một phần mềm. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có tuổi đời, văn hóa, quy trình chính sách nhân viên và vị trí địa lý khác nhau, do đó, yêu cầu phần mềm chắc chắn sẽ khác nhau.

nhung sai xot thuong gap trong khi chon phan mem nhan su 04
Mua phần mềm chung với đối thủ.

Doanh nghiệp bạn nên xem xét các yêu cầu và sự khác biệt của mình để quyết định có nên mua cùng hệ thống phần mềm nhân sự với đối thủ không.

5/ Không nhờ sự hỗ trợ của các tư vấn viên

Mặc dù bạn không bắt buộc cần nhờ đến sự hỗ trợ của một chuyên viên tư vấn phần mềm HR, nhưng không thể phủ nhận rằng những chuyên viên này có thể mang lại kinh nghiệm chuyên môn và lợi ích cụ thể cho dự án; bao gồm sự hiểu biết về thị trường phần mềm nhân sự, kinh nghiệm triển khai phần mềm, kiến thức sâu rộng về sản phẩm và tính khách quan phân tích về ưu nhược của các nhà cung cấp có liên quan.

Xem thêm: Top lý do hàng đầu mà doanh nghiệp cần dùng phần mềm chấm công

Như trang Information Management đã đề cập: “Chọn phần mềm phù hợp không thể đảm bảo thành công của dự án nhưng chọn sai phần mềm, dự án chắc chắn sẽ thất bại.” Điều đó thể hiện rằng, quá trình lựa chọn giải pháp phần mềm nhân sự phù hợp nhất cho một tổ chức có thể gặp nhiều trở ngại, thử thách. Những vấn đề này có thể dẫn đến sai lầm và đe dọa sự thành công của dự án. Tránh khỏi 5 sai lầm trên sẽ giúp bạn đảm bảo sự phù hợp nhất giữa nhu cầu của tổ chức và giải pháp phần mềm nhân sự.

- Ngày đăng: 28/08/2019
Chia Sẻ