Nên sử dụng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương hay Excel?

Nên sử dụng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương hay Excel?

Với phòng ban nhân sự, excel là một công cụ luôn hiện diện trong hầu hết mọi quy trình nghiệp vụ. Dù người làm nhân sự có sử dụng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương hay không thì họ vẫn phải sử dụng excel để đối chiếu so sánh số liệu hay trình bày báo cáo, biểu mẫu. Tuy nhiên, khi mức độ phức tạp trong các quy trình nghiệp vụ tăng lên, thì sự đơn giản, tiện lợi của excel vẫn không thể khắc phục được những nhược điểm thường thấy và đuối sức trước những ưu điểm vượt trội của hệ thống quản lý nhân sự tiền lương.

>> Bài viết liên quan:  Công ty nhỏ có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?

Không thể quản lý nhân sự quy mô lớn

Nếu doanh nghiệp có hơn 1000 nhân viên,  việc quản lý dữ liệu bằng excel là điều bất khả thi bởi excel có giới hạn tối đa dòng và không thể quản lý tất cả những số liệu phát sinh với hơn 1000 nhân viên.

Nên sử dụng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương hay Excel?
Với doanh nghiệp lớn không thể quản lý được.

Với hệ thống quản lý nhân sự tiền lương thì điều này hoàn toàn đơn giản. Hơn nữa, với kiểu lưu trữ dữ liệu tập trung của hệ thống, việc quản lý và truy xuất hay lập báo cáo sẽ dễ dàng nhanh chóng hơn so với các sheet rời rạc, nhiều file lưu trữ trên excel.

Khả năng xuất báo cáo thấp

Dữ liệu trên excel không được lưu trữ tập trung và khó truy xuất, do đó nếu bộ phận nhân sự cần báo cáo với cấp trên về tình hình nhân sự thì sẽ gặp phải nhiều khó khăn vì tình trạng dữ liệu không chính xác đầy đủ hay không đủ trình độ am hiểu về cách cập nhật, lấy dữ liệu, tổng hợp thông tin, đôi khi là mất quá nhiều thời gian và công sức để thực hiện được. Với các quyết định quan trọng cần cơ sở căn cứ chính xác và kịp thời, nếu sử dụng excel, ban giám đốc có thể sẽ không nhận được báo cáo ngay lúc cần thiết.

hệ thống quản lý nhân sự tiền lương hay Excel?
Xuất báo cáo không chính xác.

Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương có khả năng xuất báo cáo ngay tức thời dựa trên việc tổng hợp và phân tích những dữ liệu đã được nhập từ trước, đáp ứng đầy đủ yêu cầu xem xét phân tích tình hình hiện tại và ra quyết định trong tương lai của nhà quản lý các cấp.

Khả năng bảo mật thấp

Để quản lý nhân sự bằng excel, doanh nghiệp sẽ thông thường sẽ có hai cách: tập trung và phân tán. Với các quản lý tập trung, một phòng sẽ được sử dụng chung một master file cùng thư mục. Đều này dẫn đến khả năng sai lệch thông tin lưu trữ nếu có 2 người cùng thao tác trên file.

Dùng hệ thống quản lý nhân sự tiền lương hay Excel?
Bảo mật không cao.

Quản lý phân tán sẽ dẫn đến tình trạng mỗi người có kho dữ liệu khác nhau, báo cáo khác nhau. Nhà quản lý không biết tình trạng thực tế như thế nào. Để giải quyết vấn đề này, hệ thống quản lý nhân sự  tiền lương sẽ có chức năng phân quyền theo vị trí công việc, tình trạng thiếu đồng bộ sẽ không xảy ra như quản lý bằng file excel.

- Ngày đăng: 25/12/2018
Chia Sẻ