Kết hợp ban quản lý dự án giúp chọn phần mềm nhân sự hiệu quả

Kết hợp ban quản lý dự án giúp chọn phần mềm nhân sự hiệu quả

Để quy trình lựa chọn phần mềm nhân sự diễn ra thành công, bạn cần sự nỗ lực của cả một tập thể, việc không tập hợp được các thành viên phù hợp cho quy trình có thể dẫn đến thảm họa. Một nghiên cứu của công ty Gartner cho biết, việc không có yếu tố con người là một trong những lý do hàng đầu khiến quy trình triển khai công nghệ có tỷ lệ thất bại cao đến như thế.

Nếu ban dự án phần mềm được kết hợp đúng đắn ngay từ đầu, việc triển khai phần mềm nhân sự sẽ được thực hiện đúng tiến độ và không bị bội chi ngân sách. Lựa chọn đúng người đúng thời điểm có thể mang lại nhiều lợi ích vượt trội hơn nữa như nâng cao mức độ tham gia của nhân viên, lợi tức đầu tư (ROI) lớn,…

1/ Những vị trí nhân sự cần thiết cho một dự án triển khai phần mềm nhân sự

1.1/ Ban chỉ đạo

Ban quản lý/chỉ đạo là bộ phận phổ biến trong các công ty có nhiều nhân viên hoặc văn hóa quản trị mạnh. Đối với các dự án triển khai phần mềm nhân sự, ban chỉ đạo là sự tồn tại thiết yếu, bởi ở cấp độ vĩ mô, chức năng của nhóm này là đưa ra các quyết định chính của dự án.

ket hop ban quan ly du an giup chon phan mem nhan su hieu qua
Ban chỉ đạo dự án.

Nhân sự của ban chỉ đạo thường bao gồm: Ban giám đốc, quản lý nhân sự, đại diện IT. Ủy ban này đưa ra định hướng về sự liên kết giữa phần mềm với các mục tiêu kinh doanh, ngân sách, chiến lược,…Đây cũng là những yếu tố quan trọng để quyết định nên lựa chọn giải pháp phần mềm nhân sự nào.

1.2/ Đại diện chức năng

Ngoài ban chỉ đạo, doanh nghiệp bạn cần một nhóm đại diện các phòng ban khác nhau trong tổ chức (ví dụ: bán hàng, tiếp thị, phân phối, kho,…) tùy thuộc vào quy mô của công ty. Những cá nhân này là cầu nối giữa ban dự án và nhân viên, giúp thu thập và phố biến thông tin của dự án cho toàn thể nhân viên công ty.

ket hop ban quan ly du an giup chon phan mem nhan su hieu qua 03
Nhóm đại diện các phòng ban khác nhau.

Mặc dù vai trò này không cần được xác định chính thức nhưng sự tồn tại của nó cực kỳ quan trọng, để cung cấp các thông tin cần thiết về mối quan tâm và nhu cầu kinh doanh cụ thể trong quy trình ra quyết định lựa chọn ứng dụng nhân sự.

1.3/ Quản lý dự án

Vị trí này yêu cầu các kỹ năng quản lý dự án và truyền thông mạnh mẽ. Người quản lý dự án là người dẫn dắt quy trình lựa chọn phần mềm nhân sự, đồng thời, đứng đầu trong các quy trình tiếp theo.

Do đó, vai trò này cần có trách nhiệm trực tiếp với ban chỉ đạo dự án, chịu trách nhiệm và chăm sóc tất cả các vấn đề khác của dự án như phạm vi, thời gian, ngân sách và chất lượng.

2/ Nên chọn ai cho các vị trí trong dự án

Một khi các vai trò quan trọng trong quy trình lựa chọn phần mềm nhân sự đã được xác định, nhiệm vụ tiếp theo là quyết định ai sẽ là người tốt nhất để đảm nhiệm vị trí này. Hãy xem xét các nhân viên nội bộ để đảm bảo tất cả các phòng ban đều tham gia vào quy trình này.

# Kế toán và Nhân sự

Đây là hai bộ phận sẽ cảm nhận được rõ nét nhất sự ảnh hưởng của phần mềm đến cuộc sống làm việc của họ.

ket hop ban quan ly du an giup chon phan mem nhan su hieu qua 02
Kết hợp ban quản lý dự án giúp chọn phần mềm nhân sự hiệu quả.

Bởi một hệ thống phần mềm nhân sự mới giúp họ giảm bớt các nhiệm vụ hành chính. Do đó, nhân viên của hai phòng ban này cần có mặt trong ban dự án để đưa ra quyết định lựa chọn chuẩn xác hơn.

# CNTT

Tùy thuộc vào các lựa chọn phần mềm triển khai đang được xem xét, các bên liên quan đến IT có thể đưa ra nhiều mối lo ngại về vấn đề kỹ thuật khác nhau như xung đột giữa phần cứng/phần mềm, bảo mật dữ liệu và khả năng truy cập.

# Nhân viên và người quản lý

Hai nhóm này chủ yếu sẽ tập trung vào các lợi ích cá nhân như quyền truy cập dữ liệu, các chức năng phục vụ cá nhân,…Nhà quản lý có thể sẽ quan tâm nhiều hơn về khả năng báo cáo (ví dụ: phần thưởng, hiệu suất, quản lý ngân sách,…)

# Thuê nhân viên quản lý bên ngoài

Đôi khi nhân lực nội bộ không đủ để đáp ứng yêu cầu quản lý dự án, hoặc nhân viên của bạn không đủ kinh nghiệm với các dự án lựa chọn phần mềm hay không đủ thời gian để đóng góp ý kiến.

ket hop ban quan ly du an giup chon phan mem nhan su hieu qua 01
Thuê nhân viên quản lý bên ngoài.

Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng dịch vụ của các nhà tư vấn phần mềm nhân sự. Tuy nhiên, việc lựa chọn dịch vụ tư vấn cũng cần những yêu cầu cơ bản, cốt lõi sau:

  • Hiểu biết thấu đáo về thị trường phần mềm nhân sự, cả về công nghệ và thuật ngữ chuyên môn
  • Có kinh nghiệm trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của công ty
  • Sự tín nhiệm và khách quan với các bên liên quan

Mặc dù một ban dự án lựa chọn phần mềm nhân sự có sự kết hợp giữa nhân viên và lãnh đạo phù hợp không thể đảm bảo sự thành công cho việc triển khai nhưng nếu thiếu sự có mặt của ban dự án, triển khai phần mềm chắc chắn sẽ gặp thất bại!.

Xem thêm: Chọn sai giải pháp công nghệ nhân sự nếu không biết cách sau

- Ngày đăng: 11/09/2019
Chia Sẻ