Giảm thất thoát do chi phí ẩn trong quy trình quản lý doanh nghiệp

Giảm thất thoát do chi phí ẩn trong quy trình quản lý doanh nghiệp

Chi phí ẩn là một những nguyên nhân chính khiến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp giảm sút nghiêm trọng nếu không được phát hiện, xử lý kịp thời. Những chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh do lỗi của hệ thống được hiểu là chi phí ẩn. Điều này khiến giá thành sản phẩm bị đội lên, ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh và cả uy tín của doanh nghiệp.

Chi phí ẩn có thể xuất hiện trong bất kỳ quy trình này, từ sản xuất đến phân phối sản phẩm. Sau đây là top nguyên nhân chính gây ra chi phí ẩn ở hầu hết các doanh nghiệp.

1/ Công nghệ lỗi thời

Các dây chuyền công nghệ lạc lậu, phần mềm quản lý sản xuất không xử lý được thông tin khiến quyết định sản xuất bất hợp lý, sản phẩm không đáp ứng được nhu cầu khách hàng hay lãng phí quá nhiều nguyên nhiên liệu,…

giam that thoat do chi phi an trong quy trinh quan ly doanh nghiep 02
Giảm thất thoát do chi phí ẩn trong quy trình quản lý doanh nghiệp

Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ lỗi thời còn khiến giảm sút năng suất lao động, sức cạnh tranh, phát sinh nhiều chi phí khác như sửa chữa, thu hồi, thay thế phụ tùng,…Chi phí chênh lệch trong việc nâng cấp công nghệ là một phần của chi phí ẩn.

2/ Quy trình bất hợp lý

Để sản phẩm đến được tay người tiêu dùng, doanh nghiệp phải tổ chức và quản lý nhiều quy trình từ đầu vào (thu mua, kho,…), sản xuất (chuyển hóa nguyên vật liệu, lưu kho,…) đến đầu ra (tiếp thị, vận chuyển hàng hóa, giao hàng,…).

giam that thoat do chi phi an trong quy trinh quan ly doanh nghiep 06
Giảm thất thoát do chi phí ẩn trong quy trình quản lý doanh nghiệp

Nếu các quy trình trên không được hợp lý hóa thì sẽ có rất nhiều thao tác không cần thiết phát sinh, lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,…Đây chính là nguyên nhân gây nên chi phí phát sinh thêm và trở thành chi phí ẩn.

3/ Quản trị chuỗi cung ứng kém hiệu quả

Doanh nghiệp không có phương pháp, công cụ phù hợp để dự báo nhu cầu chuẩn xác, kiểm soát tiêu chuẩn nguyên vật liệu, quản lý tồn kho, phân phối thời gian giao hàng,…khiến nhiều chi phí mới xuất hiện.

giam that thoat do chi phi an trong quy trinh quan ly doanh nghiep 05
Giảm thất thoát do chi phí ẩn trong quy trình quản lý doanh nghiệp

Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp là tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng với mức chi phí thấp nhất mà vẫn tối ưu hóa được lợi nhuận. Để làm được điều này, hệ thống quản lý quy trình của doanh nghiệp cần được hợp lý, giúp giảm thiểu chi phí ẩn, từ đó tối thiểu hóa chi phí sản xuất.

4/ Phương pháp xử lý chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Bên cạnh tác động ngắn hại là tăng giá thành sản phẩm, giảm năng lực cạnh tranh, chi phí ẩn còn khiến doanh nghiệp bị thiệt hại về uy tín, thương hiệu về lâu dài. Do đó, doanh nghiệp cần có những biện pháp hợp lý để xử lý chi phí này.

  • Đổi mới dây chuyền công nghệ sản xuất, cải tiến quy trình, áp dụng công nghệ phần mềm, để loại bỏ các thao tác rườm rà tốn nhân lực, thời gian, và công sức, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc
  • Tinh gọn cơ cấu nhân sự sản xuất, giảm thời gian đợi thay ca của công nhân, xung đột trong lịch trình của các công đoạn sản xuất
  • Quản lý tồn kho hiệu quả, tối thiểu hóa chi phí lưu kho, mua hàng,…
  • Liên tục cập nhật các quy định pháp luật, để kịp thời sử đổi quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp sao cho phù hợp với quy định
  • Hợp lý hóa hệ thống quản trị chuỗi cung ứng, đảm bảo các công đoạn diễn ra thông suốt, nhanh chóng, giảm bớt thủ tục hành chính, nâng cao hiệu suất về thời gian và nhân lực
  • Sử dụng công cụ hỗ trợ để tăng tính chuẩn xác trong dự báo sản xuất: nhu cầu thị trường, nguyên vật liệu kho để lập kế hoạch hợp lý, giảm thiểu tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu, thành phẩm tồn kho

Để kiểm soát chi phí ẩn, ngoại trừ những biện pháp trên, doanh nghiệp cần nâng tầm quản lý nội bộ để nhanh chóng phát hiện bất thường và có hướng xử lý, khắc phục kịp thời.

Xem thêm: Những thách thức phải đối mặt khi xử lý lương thủ công

- Ngày đăng: 30/09/2019
Chia Sẻ