6 lợi ích của việc viết bản mô tả công việc dành cho doanh nghiệp

6 lợi ích của việc viết bản mô tả công việc dành cho doanh nghiệp

Không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải viết bản mô tả công việc (JD) cho các vị trí trong công ty. Bản thân việc viết JD tốn rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, JD là một công cụ rất hữu dụng bởi nó là kết quả của việc phân tích quá trình xác định, làm rõ các yêu cầu, nhiệm vụ của chức danh và đo lường trọng số của từng hạng mục công việc. JD chính là công cụ để:

  1. Viết thông tin tuyển dụng và câu hỏi phỏng vấn

Bước đầu tiên để tìm được đúng người nhân viên đó là biết rõ bạn cần gì. Phân tích công việc và viết JD sẽ giúp bạn xác định chính xác bạn cần kĩ năng, kinh nghiệm, khả năng nhận thức và hành vi nào ở người nhân viên mới. Một khi bạn đã xác định được những đặc điểm này, bạn có thể sử dụng chúng để làm thông tin tuyển dụng và câu hỏi phỏng vấn.

6-loi-ich-cua-viec-viet-ban-mo-ta-cong-viec-danh-cho-doanh-nghiep-1
JD rất hữu ích trong tuyển dụng
  1. Xây dựng định hướng công việc cho nhân viên mới

Sự hiểu biết rõ ràng về nhiệm vụ công việc có thể giúp bạn đảm bảo không bỏ sót điều gì khi bạn xây dựng kế hoạch định hướng cho nhân viên mới. JD cung cấp danh sách các nhiệm vụ chính và phụ cũng như những cá nhân mà người nhân viên tương tác cùng trong khi làm việc.

  1. Xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển cụ thể theo nhu cầu của công việc

Nếu bạn muốn biết nhân viên có những kỹ năng gì, cần học thêm những kỹ năng nào? JD sẽ giúp bạn vạch ra những kỹ năng cần thiết theo yêu cầu công việc. Bạn băn khoăn nhân viên cần bổ sung những kỹ năng hoặc kinh nghiệm gì để có thể chuyển sang công việc khác? JD có thể giúp bạn xác định nhu cầu phát triển của người nhân viên ấy.

  1. Công cụ giao tiếp hiệu quả

JD là một công cụ giao tiếp hiệu quả để nhân viên biết rõ nhiệm vụ của họ là gì. Bản mô tả công việc quy định số lượng hoặc chất lượng của tiêu chuẩn làm việc, hoặc thậm chí là quy tắc dành cho một số công việc đặc thù. Nếu không có sự trao đổi thông tin rõ ràng, nhân viên có thể không đáp ứng được yêu cầu của công ty.

  1. Công cụ quản lý hữu ích

Người quản lý thường nghĩ rằng họ cần rất nhiều công cụ để khuyến khích năng suất, giải quyết vấn đề của nhân viên và làm rõ nhiệm vụ công việc. Tuy nhiên, một bản mô tả công việc đơn giản và hiệu quả có thể làm hết những công việc trên.

Bằng cách nêu rõ các yêu cầu trong JD, cả nhân viên và người quản lý đều hiểu rõ công ty mong đợi gì từ người nhân viên đó. Điều này có thể loại trừ một số thắc mắc và giải quyết mâu thuẫn, hiểu lầm trong lúc làm việc.

6-loi-ich-cua-viec-viet-ban-mo-ta-cong-viec-danh-cho-doanh-nghiep-2
JD là công cụ quản lý hữu ích 

Khi quản lý nhân viên, người quản lý có thể sử dụng các danh mục được liệt kê trong bản mô tả công việc để xác định liệu nhân viên có đáp ứng hoặc vượt quá yêu cầu công việc hay không. Nó cũng là cơ sở để bạn làm việc với những nhân viên đang làm việc không năng suất.

  1. Xác định mức lương

Trước khi bạn xác định nên trả bao nhiêu cho một vị trí, bạn cần phải biết những yêu cầu của công việc ấy. Việc phân tích công việc khi chuẩn bị viết JD sẽ giúp bạn hiểu rõ yêu cầu bằng cấp, kĩ năng đặc biệt, cấp độ kinh nghiệm cần thiết cho công việc. Từ đó, bạn sẽ xác định được mức lương cần chi trả.

Những lỗi cần tránh trong soạn thảo và sử dụng bản mô tả công việc

  1. Chức danh không chuẩn hoá, khó hiểu

Người lao động sẽ không hình dung được công việc nếu chức danh công việc quá khó hiểu. Do đó, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội tìm được ứng viên phù hợp. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc mà lại không tuyển được người như mong muốn.

  1. Mô tả quá chi tiết, quá nhiều thông tin

Bạn đừng nên tham vọng bản mô tả công việc sẽ thay thế cho mọi hướng dẫn, nội quy, quy định, cam kết… vì sẽ không bao giờ là đủ. Bản  mô tả công việc sẽ nhanh chóng bị lỗi thời vì các hướng dẫn, quy định… thì thường xuyên thay đổi. Mặt khác, quá nhiều thông tin trong bản mô tả làm cho người lao động khó xác định được những công việc chủ yếu mà họ phải làm là gì.

6-loi-ich-cua-viec-viet-ban-mo-ta-cong-viec-danh-cho-doanh-nghiep-4
Hạn chế đặt quá nhiều yêu cầu trong JD

Đối với các trách nhiệm công việc chủ yếu, bạn nên tóm ra từ 5 – 7 các nhiệm vụ lớn và với mỗi nhiệm vụ bạn có thể sử dụng từ 2 – 3 các đầu công việc nhỏ để diễn giải, làm rõ ý. Các câu không nên dài quá 2 dòng và hãy bắt đầu bằng một động từ.

Tốt nhất bạn không nên liệt kê những công việc quá cụ thể mà hãy nhớ ngắn gọn, súc tích là tiêu chí hàng đầu.

  1. Sử dụng những thuật ngữ viết tắt, khó hiểu

Đặc biệt là về các lĩnh vực chuyên ngành… sẽ gây khó khăn cho người đọc để hiểu những gì bạn muốn truyền đạt. Trong mọi trường hợp có thể, bạn nên diễn giải, cụ thể hóa những thuật ngữ này bằng những từ ngữ trong sáng, dễ hiểu hơn.

  1. Mô tả công việc quá cao và ít người có khả năng đáp ứng

Vẫn biết ai cũng muốn có được những nhân viên tốt nhất. Tuy nhiên bạn cần cẩn trọng khi giao quá nhiều công việc cũng như đưa ra các tiêu chuẩn quá cao cho một vị trí khi mà thực tế công việc không đòi hỏi cao đến vậy. Đồng thời, bạn cũng đang vô tình tạo ra sự khó khăn trong việc tìm kiếm người phù hợp với vị trí công việc này.

Khi viết một bản mô tả công việc, đừng cố phóng đại tầm quan trọng của công việc. Vì rất có thể bạn tạo ra sự thất vọng và bất mãn khi các ứng viên đến phỏng vấn và tìm hiểu thêm sâu hơn về vị trí.

  1. Mô tả công việc trùng lắp, chồng chéo giữa các vị trí

Dẫn đến sự phân chia trách nhiệm giữa các vị trí không rõ ràng, xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” và có sự đùn đẩy trong công việc. Đây là một lỗi rất thường gặp trong quá trình xây dựng do người viết không có sự đối chiếu, tham khảo một cách có hệ thống với các bản mô tả công việc khác.

  1. Lỗi chính tả và ngữ pháp

Sai chính tả và ngữ pháp trong bản mô tả công việc là điều bạn cần phải tránh. Những bản mô tả công việc với những lỗi sai tuy “nhỏ như con thỏ” cũng khiến ứng viên có cái nhìn  không tốt về công ty của bạn. Và kết quả người tìm việc sẽ “bơ” tin tuyển dụng của bạn.

6-loi-ich-cua-viec-viet-ban-mo-ta-cong-viec-danh-cho-doanh-nghiep-5
Nên tránh việc để sót lỗi chính tả trong JD
  1. Bản mô tả công việc quá dài/quá ngắn

Nếu ứng viên thấy công ty của bạn có một bản JD dài khoảng 3 trang giấy thì chắc chắn họ sẽ từ bỏ ngay và luôn công việc đó, thậm chí họ còn chẳng thèm đọc JD của bạn. Vì vậy, trong JD được đăng trên các kênh tuyển dụng, hãy cố gắng ngắn gọn và súc tích nhất có thể. Hãy để ứng viên tiềm năng cảm thấy hào hứng với bản JD, đừng cố làm họ choáng ngợp.

Mặt khác, bạn cũng cần đưa ra một số chi tiết liên quan đến công việc. Bởi nếu đơn giản chỉ có tên công việc và lời kêu gọi hành động là không đủ. Nếu bạn muốn có được ứng viên tiềm năng thì bản JD phải bao gồm các thông tin về vị trí, trách nhiệm công việc và yêu cầu cơ bản cho ứng viên.

 

 

- Ngày đăng: 19/09/2018
Chia Sẻ